各系、各部门：

《电子商务学院发文管理制度（试行）》已经学院党政联席会议审议通过，现印发给你们，请组织教职工认真学习，深刻领会文件精神，确保我院各项工作顺利实施。

附1：电子商务学院发文管理制度（试行）

附2：发文格式与要求

附3：发文管理流程图

电子商务学院发文管理制度（试行）

第一章 总则

（一）为了规范我院发文工作，提高发文质量，保障公文的及时审批和下发，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本管理制度。

（二）学院所有文书的存档由学院党政办统一管理。

第二章 行文规范

（一）公文的种类

公文类别主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

（二）公文格式

公文格式一般包括：标题、主送机关、正文、发文单位、成文日期、文件版头、附件、印章、文件版记等项。

1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、发文事由和公文种类。一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或者菱形。

2.主送机关：主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。字体用3号仿宋排版。

3.正文：正文是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。一般用3号仿宋体字。内容要求表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短具有可操作性。写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.发文单位：写在正文的下面偏右处，又称落款。一般要写全称。字体用3号仿宋排版。

5.成文日期：公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。成文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。成文日期必须写明成文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。成文日期一般以领导人最后签发的日期为准，需经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期，如2019年5月29日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印,发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

6.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

7.文件版头：文件版头一般包括份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志，发文字号等。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××文件”。

7.1份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

7.2机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”等字样。位置通常定格标在版心左上角第一行。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

7.3保密期限：保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。一般用3号黑体字保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，

7.4发文字号：一般包括学院代字、内容类别、年号、顺序号。如：“电商院教发〔2019〕1号”，代表的是电子商务学院教学文件二零一九年第一号发文。“教发”是教学文件代字，“〔2019〕”是年号，（年号要使用六角括号“〔〕”），“1号”是发文顺序号。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。公文编号应放在标题的上方红线与文头下面的正中位置，若无文件版头的，放在标题下的右侧方。

8.加盖印章：加盖印章需要印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

9.版记：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

9.1抄送单位：是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。一般用4号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

9.2印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

9.3如版记中有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

10.其它排版要求：

10.1.页边距：天头（上白边）为37mm加减1mm，订口（左白边）为28mm加减1mm，下3.5cm，右2.5cm，根据文件可适当调整。

10.2.文字的颜色：无特殊情况说明，中文字的颜色均为黑色。

10.3.段落

间距：段前0行，段后0行，行距为固定值26-28磅，首行缩进2个字符。

（三）学院发文字号

结合本学院公文发文实际，现将学院各项发文字号明确如下：

第三章 发文程序及要求

（一）公文的拟稿、校对

1.相关部门拟稿人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2.文件形成后由拟稿人进行文字校对。

（二）公文核稿

文件起草后，由拟稿人部门主管人核稿审签。核稿内容如下：

1.文件事件是否有必要行文，行文是否符合行文规范。

2.文件内容是否符合相关法律法规。

3.发文稿纸是否填写准确，完整。

4.文件打印、排版格式是否符合要求。

（三）公文呈批

填写“内蒙古电子信息职业技术学院电子商务学院发文稿纸”，打印文件底稿同发文稿纸一并送达党政办，由党政办主任负责审签。党政办需审核合法性并进行公文的编号，按审批权限、分管工作分类，进行主任审签意见签署。文件办理人进行下一步公文呈批。

（四）公文批阅

根据主任审签意见进行领导签发。如在签发中学院领导认为文稿与原意不符，由党政办退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

（五）公文打印、盖印与存档

1.公文打印：公文签发后，由拟稿人按照公文行文规范进行排版、打印正式文稿；

2.公文盖章：学院党政章由学院党政办统一管理，需填写用印登记进行统一盖章。

3.公文存档：

正式发文的各类文件均需存档，存档内容为发文稿纸+文件底稿+正式文件三份及该文件电子版。

（六）发文

秉承谁发文谁负责原则，需要主送部门及抄送部门请发文部门进行送达。

第四章 附则

（一）本管理制度由党政办负责解释。

（二）本管理制度自颁布之日起实施。